Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen jeden Tag vor der Herausforderung, sich mit dem Thema Buchhaltung auseinanderzusetzen. Nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind sie verpflichtet, über ihre geschäftlichen Aktivitäten ordentlich Buch zu führen. Das Steuerrecht ist jedoch komplex und häufigen Änderungen unterworfen. Trotzdem müssen KMU sicherstellen, dass ihr Finanzcontrolling den aktuellen Vorschriften entspricht. Ein Mangel an Fachwissen über Rechnungswesen und Buchhaltung birgt das Risiko, dass sich Fehler einschleichen und diese die finanzielle Lage beeinträchtigen. Oft fehlt auch qualifiziertes Personal, das auf Buchhaltungsaufgaben spezialisiert ist. Dieser Beitrag enthält Tipps zur Vereinfachung des Controllings.
Buchhaltungsregeln für klein- und mittelständische Unternehmen
Für eine ordnungsgemäße Buchhaltung gelten in Deutschland die folgenden acht Grundsätze (GoB):
– Klarheit und Übersichtlichkeit
– Vollständigkeit
– Richtigkeit und Willkürfreiheit
– Einzelbewertung
– Wertaufhellung
– Ordnungsmäßigkeit
– Sicherheit
– Beleggrundsatz
Alle im Handelsregister verzeichneten Unternehmen haben die Pflicht zur Buchführung und müssen diese Grundsätze einhalten. Eine Ausnahme gilt für Kleinunternehmer und Freiberufler. Die Kleinunternehmerregelung greift für jene Unternehmen, die im vorangehenden Geschäftsjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz erwirtschaftet haben und im kommenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz prognostizieren. Sie sind verpflichtet, mit der Steuererklärung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) einzureichen.
Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) sind in Deutschland immer buchführungspflichtig, während bei Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) und Einzelunternehmen drei Kriterien überschritten werden müssen:
– Umsatz: 600.000 Euro pro Jahr
– Gewinn: 60.000 Euro pro Jahr
– Bilanzsumme: 600.000 Euro
Zukünftige Änderungen in Finanzplanung und Controlling
In naher Zukunft wird das Finanzcontrolling einschneidende Veränderungen unterlaufen. Dabei liegt der Fokus auf der Integration digitaler Technologien, um fehleranfällige Prozesse im Rechnungswesen zu automatisieren. Das Einbinden von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen kann den KMU helfen, Zeit zu sparen und sich stärker auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Zeitaufwendige repetitive Aufgaben werden automatisiert, so dass sich erstens die Effizienz im Finanzcontrolling erhöht und zweitens die Fehlerquote verringert. Menschen, die Zahlen manuell in Excel-Tabellen eintragen, neigen zu Fehlern, sei es durch Stress oder Übermüdung. Eine Buchhaltungssoftware ist in der Lage, auf Grundlage der importierten Daten in Nullkommanichts Finanzberichte zu erstellen.
Im Zuge dieser erwarteten Veränderungen wird sich auch die Rolle des Finanzcontrollers zukünftig weiterentwickeln. Wenn KI Routine-Aufgaben des Rechnungswesens übernimmt, werden mit hoher Wahrscheinlichkeit vermehrt die strategischen und analytischen Fähigkeiten des Menschen gefragt sein. Kluge Strategien und ein analytischer Geist sind die Voraussetzung, um mit flexibler Weitsicht auf die sich ändernden Bedingungen am Markt zu reagieren.
Buchführung leicht gemacht mit einer intelligenten Software
Mithilfe intelligenter, intuitiver Buchhaltungssoftware-Lösungen können KMU dazu übergehen, für ihre Finanzberichte Echtzeitdaten zu nutzen. Auf diese Weise sind sie in der Lage, schneller fundierte Entscheidungen zu treffen. Viele Systeme ermöglichen heutzutage den Einsatz von Cloud-Technologien. Das bedeutet, dass Finanzdaten in einer Cloud abgespeichert werden und Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten darauf zugreifen können. Das fördert die Zusammenarbeit über größere Entfernungen.
Und wo ist Buchhaltungssoftware erhältlich? Einer der möglichen Anbieter auf dem Markt ist Haufe, zu dessen Topsellern die Software Haufe Finance Office Premium gehört. Dabei handelt es sich um ein Komplettpaket, dass innerhalb von zwei Minuten einsatzbereit ist und zunächst vier Wochen gratis getestet werden kann. Auch KMU mit fehlendem Fachwissen haben die Möglichkeit, sich rasch in das System einzuarbeiten, denn es beinhaltet Arbeitshilfen, Praxiskommentare und Weiterbildung mit Online-Seminaren und e-Trainings. Im Shop von Haufe gibt es derzeit über 200 Rechnungswesen-Produkte, die je nach Bedarf bestellbar sind.